DES VOIX AUX PROCES-VERBAUX
ODILE MASSON
PLUMES MULTICOLORES
"Tout commence par un ordre de mission."
Imaginons… une mission CST ou FSSSCT.
"Votre mission vient de vous être confiée : Rédaction des procès-verbaux des instances de dialogue social.
Vous ne serez pas dans la salle. Il vous faudra faire revivre la réunion à travers les voix."
Imaginons que la mission commence.
Un enregistrement arrive. Avec lui, les documents présentés ou examinés en séance : rapports, tableaux, bilans, projets, documents techniques ou supports de présentation. Ils seront vos repères pour comprendre les débats, replacer les interventions dans leur contexte et vérifier les informations nécessaires à la rédaction. Votre terrain de travail sera donc constitué d’un fichier audio, mais aussi d'un environnement documentaire. A vous d’écouter, d’identifier les intervenants, de suivre le fil des échanges, de distinguer une question d’une réponse, une proposition d’une décision, un chiffre d’un autre, un sigle d’un autre encore. Puis de trouver les mots justes.
Imaginons une réunion de CST.
Les échanges pourraient vous conduire de la rénovation thermique des écoles à la création d’une police municipale, de l’évolution des espaces verts à la mise en place d’un plan de mobilités douces. Il pourrait être question d’égalité entre les femmes et les hommes, de recrutement, de formation, de temps de travail, d’évolution des effectifs ou d’organisation des services. Il pourrait être aussi question de négociations salariales, de RIFSEEP, d'attractivité des métiers, de conditions d’exercice des agents… Chaque dossier possède son vocabulaire et ses enjeux.
Imaginons une réunion de FSSSCT.
Les échanges pourraient porter sur la santé, la sécurité et les conditions de travail, la prévention des risques professionnels, les accidents du travail, les équipements, l’aménagement des postes, l’environnement de travail ou encore les risques psychosociaux... Autre sujet. Autre vocabulaire. Autre angle.
Imaginons des sujets communs aux deux instances.
La chaleur en est un exemple particulièrement parlant. Lorsqu’un épisode de forte chaleur s’installe, la collectivité peut devoir adapter l’organisation de ses services, modifier certains horaires, tenir compte des contraintes des agents ou réfléchir aux conséquences sur le fonctionnement des équipements. Au CST, la question pourrait être abordée sous l’angle de l’organisation et du fonctionnement des services. En FSSSCT, cette même chaleur pourrait devenir une question de santé et de sécurité au travail : exposition des agents, prévention du risque, adaptation des conditions de travail, mesures de protection ou aménagement des postes.
Le sujet est le même. L’angle du débat change.
Imaginons une même personne.
C’est là que la connaissance du contexte de la collectivité prend tout son sens. Lorsqu’une même personne rédige les procès-verbaux du CST et de la FSSSCT, elle ne confond pas les deux instances. Elle conserve simplement la connaissance des dossiers, des services, des interlocuteurs et des sujets déjà évoqués. Une continuité qui peut faciliter la compréhension des échanges et la rédaction des documents.
Imaginons le procès-verbal.
Il faut rédiger. Et avant cela, parfois, réécouter. Vérifier un nom. Retourner à un tableau. Relire un document. Comprendre une abréviation. Faire le lien avec un sujet déjà évoqué. Le procès-verbal doit être clair, précis, structuré et fidèle à la réunion. Selon les besoins du document, les échanges pourront être retranscrits en style direct ou indirect. Les interventions seront organisées, les propos reformulés lorsque cela est nécessaire, pour que les échanges restent fluides et compréhensibles, et les éléments essentiels conservés, avec une attention particulière portée aux chiffres, aux noms, aux sigles, aux acronymes et aux termes techniques.
Imaginons les contraintes du temps et de la rigueur.
Une règle ne changera jamais : le délai convenu devra être respecté. Parce qu’un procès-verbal n’est pas seulement un document à rédiger. C’est un document qui doit pouvoir être utilisé, relu, transmis et conservé. Il demande donc de l’écoute, de la rigueur, de la discrétion, de la capacité d’adaptation et une véritable attention à l’écrit.
Imaginons que le prochain fichier audio soit le vôtre...
Mission CST ou FSSSCT acceptée avec plaisir.
Je n'oublie pas que, derrière un procès-verbal, il y a des décisions, des projets, des débats et des agents concernés au quotidien.
Vous pouvez prévenir la commune ou l’EPCI :
la réunion peut commencer !
Rédaction PV
1.70€/m d'enregistrement
306€ TTC pour une séance de 3 heures
Ecrivain public, j’accompagne depuis Toulouse à distance les collectivités partout en France.
